中国から家具、石材、タイル、金属仕上げ、木質パネルなどを調達する際、WeChatやメールで送られた写真だけを「承認」として量産へ進めるのはリスクが高い。撮影環境、照明、カメラ、ディスプレーによって色が変わるうえ、艶や表面の凹凸、触感は写真では十分確認できないためである。特にホテルや高級店舗では、わずかな色差でも隣接部材との違いが目立つ。
基本は物理サンプルを作成し、日本側と中国工場側で同一仕様を保管することである。サンプルにはメーカー、品番、色番号、仕上げ、承認日、案件名を記載し、担当者が署名する。木部塗装なら使用する樹種または突板と同じ基材で色板を作る。金属ならステンレス、アルミ、鉄など実際の母材と表面処理を合わせる。単に「ゴールド」「ウォールナット」といった名称だけでは量産基準にならない。
天然石や天然木は個体差があるため、承認サンプルと完全一致を求めるのではなく、許容範囲を設定する必要がある。石材なら石目の強さ、色幅、補修跡、欠け、充填の可否などを写真付きで示す。木材なら節、白太、木目、色差の許容条件を決める。タイルでは同一ロット確保とロット番号の記録が重要になる。
量産検品では検査員が承認サンプルを現場へ持参し、製品と直接比較する。サンプルを工場営業担当の机に置くだけでは意味がなく、生産責任者とQC担当が基準を共有しているか確認したい。また仕様変更時には旧サンプルを無効化し、改訂番号を更新する。中国調達で品質トラブルが起きた際、「イメージと違う」という主張では責任判断が難しい。物理的な承認サンプルを契約仕様の一部として扱うことが、設計意図と量産品質をつなぐ最も実務的な方法である。
