中国の家具・建材メーカーへOEMを発注する際、日本企業が最も時間を使うのは価格交渉になりがちである。しかし店舗、ホテル、住宅のプロジェクトでは、数％の価格差より、仕様変更や不良による再製作、納期遅延の方がはるかに大きな損失を生む。契約書や発注書では価格、数量、支払条件だけでなく、少なくとも仕様変更、検品、不良対応、納期の四項目を具体化する必要がある。
第一が仕様変更である。契約には図面番号、改訂番号、承認サンプル、BOMを紐付け、材料や部品を変更する場合には買主の事前書面承認を必要とする。営業担当者とのチャットで「似た材料に変更します」と合意しただけでは、後から責任範囲が不明確になる。重要な変更は正式な変更記録として残す。
第二が検品条件である。買主または指定する第三者が工場で検品できること、検品のタイミング、工場側が必要な製品・資料を提示することを決めておく。出荷前検品だけでなく、中間工程を確認できる権利を確保することが造作家具では重要だ。第三が不良対応で、修理、再製作、値引きのどれを適用するか、追加輸送費を誰が負担するかを定める。日本到着後の補修費が製品価格を上回るケースもあるため、「不良品は交換する」だけでは不十分である。
第四が納期である。工場完成日と船積日を混同せず、契約上の納品条件を明確にする。FOBなら指定港での引渡し、その他のインコタームズを利用する場合も責任移転点を確認する。2026年8月には上海・寧波舟山港で台風による作業停止と船期混乱が発生したように、工場が完成していても物流が遅れることはある。不可抗力条項と通常の生産遅延を区別しておく必要がある。
支払条件では、初回取引で全額前払いを避け、前金、量産確認、出荷前残金など工程と支払いを連動させる方法がリスク管理に役立つ。ただし具体的条件は取引規模や信用力で異なる。中国調達で重要なのは相手を疑うことではなく、問題が起きた場合の処理方法を取引開始前に双方で共有することである。図面、品質仕様書、検品基準、契約書を一体化すれば、価格競争力を維持しながらプロジェクトリスクを抑えることができる。
