中国で家具や内装材をOEMすると、量産途中で指定材料が入手できない、価格が上昇したなどの理由から工場が代替品を提案することがある。問題は代替そのものではなく、日本側の承認なしに変更されることである。完成品の外観が似ていても、耐久性、色、性能、法令適合が変わる可能性がある。
特に家具金物、LEDドライバー、接着剤、塗料、木質ボードは完成後にメーカーを確認しにくい。見積書に「high quality hardware」「E0 board」など一般名称しか書かれていないと、工場側には広い選択余地が残る。重要部材はメーカー、型番、規格、厚さなどをBOMや仕様書に記載する。
契約では「同等品使用可」という表現を安易に使わない方がよい。同等性を誰が判断するかが不明確だからだ。指定品が調達できない場合、工場は代替候補の仕様書、写真、サンプルを提出し、買手の書面承認後に変更できるという手順を定める。WeChatなどの口頭的なやり取りだけで変更せず、図面改訂番号にも反映する。
日本の建築法規に関係する材料はさらに厳格に扱う。不燃認定やホルムアルデヒド等級などが特定材料・構成を前提としている場合、類似材料への変更が適合性へ影響する可能性がある。価格が同じだから代替可能という判断はできない。
検品時には完成品外観だけでなく、可能な範囲で部材ラベル、購入記録、梱包表示を確認する。工場監査で材料倉庫を確認するのも有効だ。中国調達の契約書は紛争発生後に読む文書ではなく、量産現場の判断ルールを決める道具として作るべきである。材料代替の承認手続きを明文化するだけでも、サンプルと量産品が違うという典型的なトラブルを減らせる。
