CIFF ShanghaiやFurniture Chinaのような大型展示会では、一日で数十社と商談できる。その反面、帰国後に名刺とカタログが大量に残り、結局どの会社にも発注しないということが起きやすい。展示会調達で重要なのは会場での商談数ではなく、終了後1週間程度で候補を絞り込む仕組みを持つことである。
まず商談当日に各社をA、B、Cなどで仮評価する。AはすぐRFQを送る会社、Bは比較候補、Cは情報保存のみとする。写真にはブース番号と会社名を入れ、名刺と商品写真を紐付ける。帰国後、A候補へ同一仕様書を送り、価格、MOQ、納期、サンプル費、梱包、支払条件を比較する。
次に見積価格だけで上位を決めず、工場所在地と生産工程を確認する。ビデオ通話で工場を見せてもらい、設備、材料倉庫、組立、検品、梱包エリアを確認する。大型案件なら現地監査へ進む。サンプルは可能なら上位3社程度から同じ仕様で作り、品質とコミュニケーション能力を比較する。
最終候補は価格、品質、納期、設備、法規資料、輸出経験、対応速度などを点数化する。展示会で営業担当者の印象が良かった会社が、量産管理に優れるとは限らない。逆に展示ブースが小さくても特定加工に強い工場もある。中国展示会を調達に活かすには、会場を「最終決定の場所」ではなく「効率的な一次選考の場所」と位置付けることが重要である。これにより数百社の出展企業から、自社のホテル・店舗案件に本当に適した数社へ合理的に絞り込める。
